De chatbot instellen

Wat is de chatbot?

De chatbot is een AI-gestuurde assistent die bezoekers op je website helpt. Hij beantwoordt vragen over jouw diensten, biedt advies en vangt leads op. De chatbot kent je identiteitsprofiel, tone of voice en kennisbank, waardoor antwoorden persoonlijk en relevant zijn.

Chatbot activeren

1. Ga naar Instellingen > Chatbot in het dashboard
2. Zet de schakelaar Chatbot actief aan

De schakelaar slaat direct op. De chatbot verschijnt binnen enkele minuten op je publieke website. Alle overige instellingen (modus, persona, talen, etc.) sla je op met de Opslaan knop onderaan de pagina.

Modus kiezen

Er zijn drie modi, elk met een eigen doel:

• Service: beantwoordt vragen over je diensten en expertise. Geschikt voor de meeste situaties. De chatbot kan ook diensten aanbevelen wanneer een bezoeker interesse toont of een probleem beschrijft dat jouw dienst oplost.
• Sales: gericht op conversie. Stuurt bezoekers richting een afspraak of aankoop. Je kunt een focus dienst instellen zodat het gesprek naar die specifieke dienst wordt gestuurd. Zonder focus dienst behandelt de chatbot alle diensten gelijk.
• Assessment: begeleidt bezoekers door 5 gerichte vragen, gekoppeld aan een specifieke dienst. Kies eerst een dienst, klik op Genereren, en de AI maakt een assessment dat positief naar jouw dienst verwijst. Je kunt de vragen, het inzicht en de resultaatteksten aanpassen voor je opslaat.

Kies de modus die past bij je doel.

Sales: focus dienst

Wanneer je de Sales modus kiest, verschijnt een extra optie: Focus dienst. Kies hier de dienst waar het verkoopgesprek op gericht moet zijn. De chatbot koppelt vragen en behoeften van bezoekers automatisch aan deze dienst. Laat het veld leeg om alle diensten gelijk te behandelen.

Assessment: dienst-gekoppeld

Wanneer je de Assessment modus kiest:

1. Kies een dienst uit je gepubliceerde diensten
2. Klik op Genereren: de AI maakt 5 vragen met elk 4 antwoordopties
3. Pas de vragen en resultaatteksten aan naar wens
4. Klik op Assessment opslaan

Elk assessment heeft drie uitkomstniveaus. Alle drie verwijzen positief naar je dienst, ongeacht de score van de bezoeker.

Persona instellen

• Persona naam: de naam die boven het chatvenster verschijnt (bijv. je eigen naam)
• Persona avatar: een profielfoto die naast berichten wordt getoond

Activatietype

• Klik: bezoeker klikt zelf op het chatpictogram
• Proactief: het chatvenster opent automatisch na een ingesteld aantal seconden
• Proactief bericht: de eerste tekst die de bezoeker ziet wanneer de chat automatisch opent

Talen

Stel in welke talen de chatbot ondersteunt en welke taal de standaard is. De chatbot beantwoordt vragen in de taal van de bezoeker.

Kennisbank trainen

De chatbot gebruikt je kennisbank als basis voor antwoorden. Hoe vollediger je kennisbank is, hoe relevanter de antwoorden. Je configureert dit via Instellingen > Kennisbank. Voeg daar diensten, veelgestelde vragen, teksten en andere informatie toe. De chatbot past zijn antwoorden automatisch aan zodra je de kennisbank bijwerkt.

Lead capture en leadscoring

De chatbot kan contactgegevens opvragen en beoordeelt tegelijk hoe kansrijk een bezoeker is als klant.

Contactgegevens opvragen

• Timing: na het eerste bericht, na drie berichten, of nooit
• Leads worden opgeslagen in je contactenlijst

Leadscoring via BANT

De chatbot scoort bezoekers automatisch op basis van de BANT-methodiek. Dit is handig omdat je in één oogopslag ziet welke leads het meest waardevol zijn:

• Budget: heeft de bezoeker budget beschikbaar voor jouw dienst?
• Authority: is de bezoeker de beslisser of heeft hij invloed op de aankoop?
• Need: is er een concrete behoefte die aansluit bij wat jij biedt?
• Timeline: heeft de bezoeker een concreet tijdpad in gedachten?

De score en bijbehorende informatie verschijnen bij het leadprofiel in je contactenlijst. Zo kun je je opvolging richten op de meest veelbelovende contacten.

Escalatie naar een medewerker

Wanneer de chatbot een vraag niet kan beantwoorden, of wanneer een bezoeker liever met een persoon spreekt, biedt de chatbot de optie om te escaleren. De chatbot legt dan automatisch de naam van de bezoeker en een omschrijving van de vraag of situatie vast, zodat jij direct de context hebt bij de opvolging.

Je kunt instellen hoe escalaties bij jou binnenkomen:

• Escalatie-email: het adres waar escalaties naartoe worden gestuurd
• Escalatiemethode: email of WhatsApp

Gesprekgeschiedenis en analytics

In je dashboard vind je een overzicht van alle chatgesprekken en bijbehorende statistieken. Dit is handig om te zien hoe bezoekers de chatbot gebruiken, welke vragen vaak terugkomen en waar gesprekken eindigen. Gebruik deze inzichten om je kennisbank te verbeteren en je chatbot scherper in te stellen.

Ga naar Dashboard > Chatbot om de gesprekgeschiedenis en analytics te bekijken.

CTA-knoppen

Configureer knoppen die de chatbot kan tonen:

• Booking URL: link naar je agenda
• Betaal URL: link naar een betaalpagina
• WhatsApp nummer: direct contact via WhatsApp
• Signal gebruikersnaam: contact via Signal
• X handle: link naar je X-profiel

Spraak (optioneel)

Schakel spraakfuncties in zodat bezoekers kunnen inspreken en antwoorden kunnen beluisteren:

• Spraakinvoer: bezoekers spreken hun vraag in (microfoon)
• Spraakuitvoer: antwoorden worden voorgelezen

Spraak werkt in het Nederlands, Engels en Duits.

Veiligheid en verantwoord gebruik

De chatbot is standaard uitgerust met een aantal veiligheidsmaatregelen:

• Crisisherkenning: wanneer een bezoeker signalen geeft van een persoonlijke crisis, verwijst de chatbot door naar professionele hulpverlening. Zo zorg je dat bezoekers in nood altijd de juiste richting worden gewezen.
• Weigering van ongepaste verzoeken: de chatbot weigert automatisch in te gaan op verzoeken die onwettig of schadelijk zijn. Dit beschermt zowel jouw bezoekers als jouw reputatie.

Je hoeft hier niets voor in te stellen. Deze functies zijn altijd actief.

Privacy

Als je een cookiebanner gebruikt, kun je instellen dat de chatbot pas actief wordt nadat de bezoeker cookies accepteert.

Tips

• Vul je kennisbank zo volledig mogelijk in voor de beste antwoorden. Denk aan diensten, prijzen, veelgestelde vragen en jouw aanpak.
• Gebruik de BANT-leadscore in je contactenlijst om te prioriteren wie je als eerste opvolgt.
• Bekijk de gesprekgeschiedenis regelmatig. Terugkerende vragen die de chatbot niet goed beantwoordt, zijn een signaal om je kennisbank aan te vullen.
• Stel de escalatie-email in op een adres dat je actief bijhoudt, zodat je snel kunt reageren wanneer een bezoeker persoonlijk contact wil.